Arpen/BA estreia série sobre segurança da informação com orientações para controlar acessos nos cartórios

No primeiro dos sete episódios, a vice-presidente Conceição de Maria de Abreu explica como organizar usuários e permissões e alerta para acessos que já não precisam continuar ativos

Quem tem acesso a cada sistema do cartório? A pergunta parece simples, até chegar a hora de conferir a lista de usuários, descobrir quais permissões cada um possui e verificar se todas ainda fazem sentido. É por esse dilema da rotina das serventias que começa a série Segurança da Informação, lançada pela Associação dos Registradores Civis das Pessoas Naturais do Estado da Bahia (Arpen/BA).

Apresentada pela vice-presidente, Conceição de Maria de Abreu, a série terá sete episódios com orientações práticas voltadas aos registradores e às equipes dos cartórios. A proposta é trazer a segurança da informação para situações concretas do trabalho, começando por um cuidado básico: saber quem entra nos sistemas e o que cada pessoa está autorizada a fazer.

No primeiro vídeo, dedicado ao controle administrativo de acessos, Conceição apresenta três medidas práticas. A primeira é levantar todos os sistemas utilizados pelo cartório e seus usuários ativos, reunindo essas informações em um inventário simples. Sem esse levantamento, fica mais difícil enxergar quais acessos existem e quem ainda os utiliza.

A segunda medida é aplicar o princípio do menor privilégio. O nome pode parecer técnico, mas a ideia é direta: cada colaborador deve ter somente as permissões necessárias para exercer sua função. Não é porque alguém utiliza um sistema que precisa ter acesso a todas as suas ferramentas e informações.

Já a terceira orientação trata da responsabilidade pela administração dos acessos. Quando houver um administrador designado, suas atribuições devem ser formalizadas por termo de compromisso, com ciência das obrigações de confidencialidade. Assim, além de definir permissões, o cartório deixa claro quem responde por acompanhar essa organização.

Atenção aos acessos que ficaram para trás

Conceição também chama a atenção para os perfis relacionados ao Selo Digital do Tribunal de Justiça da Bahia (TJBA). Conforme explica no episódio, a selagem dos atos hoje é realizada diretamente nos sistemas próprios de gestão. Por isso, a orientação é inativar acessos antigos que antes eram utilizados para selagem, além de perfis de ex-colaboradores ou de usuários que já não tenham finalidade operacional.

Esse cuidado importa especialmente quando a rotina muda. Uma pessoa pode passar a exercer outra função, uma autorização pode perder sua utilidade ou um profissional pode deixar a equipe. Rever o acesso nessas situações ajuda a evitar que permissões antigas permaneçam abertas sem necessidade.

Vale reunir a equipe, conferir como os acessos são concedidos e entender se existe alguém responsável por revisá-los. A proposta do episódio não é complicar o trabalho, mas dar visibilidade a cuidados que precisam acompanhar a rotina.

A Arpen/BA continuará divulgando os próximos episódios da série sobre segurança da informação nos canais internos da Associação.

Se você é associado à Arpen/BA, o primeiro episódio já está disponível nesses canais. Assista com sua equipe e aproveite as orientações para conferir como os acessos aos sistemas são administrados no cartório.

Wesley Cerqueira

Assessoria de Comunicação da Arpen/BA