COGEX publica Provimento nº 12/2026 que regulamenta gratuidade de emolumentos no RCPN com prazo de 15 dias para adequação

O PROVIMENTO COGEX Nº  12/2026 Regulamenta, no âmbito do Estado da Bahia, o procedimento para a concessão da gratuidade de emolumentos às pessoas físicas com insuficiência de recursos nos serviços de Registro Civil das Pessoas Naturais, institui modelos padronizados de cartaz informativo e de formulário físico de declaração de hipossuficiência econômica e dá outras providências. 

A DESEMBARGADORA PILAR CÉLIA TOBIO DE CLARO, CORREGEDORA-GERAL DO FORO EXTRAJUDICIAL, no uso de suas atribuições legais e regimentais, 

CONSIDERANDO a competência da Corregedoria-Geral do Foro Extrajudicial para correicionar, inspecionar, fiscalizar, disciplinar e orientar as serventias extrajudiciais situadas em todas as comarcas do Estado da Bahia; 

CONSIDERANDO o disposto no art. 5º, incisos LXXIV e LXXVI, da Constituição Federal; 

CONSIDERANDO o disposto no art. 30 da Lei Federal nº 6.015, de 31 de dezembro de 1973, e no art. 45 da Lei Federal nº 8.935, de 18 de novembro de 1994, acerca da gratuidade dos registros de nascimento e óbito, das primeiras certidões respectivas e das demais certidões expedidas às pessoas reconhecidamente pobres; 

CONSIDERANDO o disposto no art. 1.512 do Código Civil, relativo à gratuidade da celebração civil do casamento e, para as pessoas que declararem insuficiência de recursos, da habilitação, do registro e da primeira certidão; 

CONSIDERANDO o Provimento CNJ nº 221, de 22 de abril de 2026, que uniformizou nacionalmente o procedimento de concessão da gratuidade de emolumentos às pessoas físicas com insuficiência de recursos nos serviços extrajudiciais de Registro Civil das Pessoas Naturais; 

CONSIDERANDO a necessidade de garantir publicidade, transparência, acessibilidade, tratamento digno aos usuários e uniformidade de procedimentos nas serventias extrajudiciais do Estado da Bahia; 

CONSIDERANDO a necessidade de observar os princípios da finalidade, adequação, necessidade, segurança e prevenção no tratamento dos dados pessoais constantes das declarações de hipossuficiência econômica, 

RESOLVE: 

CAPÍTULO I 

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS 

Art. 1º Este Provimento regulamenta, no âmbito do Estado da Bahia, o procedimento para concessão da gratuidade de emolumentos às pessoas físicas com insuficiência de recursos nos serviços de Registro Civil das Pessoas Naturais. 

§ 1º As disposições deste Provimento aplicam-se a todas as serventias extrajudiciais que possuam, exclusiva ou acumuladamente, a atribuição de Registro Civil das Pessoas Naturais e de Interdições e Tutelas. 

§ 2º Este Provimento disciplina o procedimento para exercício das gratuidades e isenções já previstas na legislação, não criando, ampliando ou restringindo hipóteses materiais de gratuidade de emolumentos. 

Art. 2º Para os fins deste Provimento, considera-se: 

I - gratuidade condicionada à insuficiência de recursos: aquela cuja concessão depende de declaração individual da pessoa interessada, conforme previsão legal aplicável; 

II - gratuidade objetiva: aquela assegurada por lei independentemente da condição econômica da pessoa interessada; 

III - gratuidade judicial: aquela abrangida por decisão, mandado, sentença ou outro título judicial que reconheça o benefício da justiça gratuita; 

IV - pessoa beneficiária: a pessoa física em favor de quem será praticado o ato gratuito; 

V - declarante: a pessoa beneficiária ou quem, por representação, assistência ou assinatura a rogo, formalize a declaração em seu nome. 

CAPÍTULO II 

DO CARTAZ INFORMATIVO 

Art. 3º Fica instituído, na forma do Anexo I, o modelo padronizado de cartaz informativo acerca das hipóteses legais gerais de gratuidade e isenção aplicáveis ao Registro Civil das Pessoas Naturais. 

§ 1º O cartaz deverá ser: 

I - afixado em local visível e de fácil acesso ao público; 

II - colocado ao lado da tabela de emolumentos; 

III - disponibilizado em área de atendimento que permita sua leitura antes da solicitação ou do pagamento do serviço; 

IV - reproduzido sem supressão, acréscimo ou alteração de seu conteúdo; 

V - impresso em tamanho A3 ou em dimensão superior que preserve integralmente a legibilidade de seu conteúdo. 

§ 2º Nas unidades que disponham de painéis eletrônicos ou outros meios digitais de informação, o cartaz também poderá ser exibido eletronicamente, sem prejuízo da afixação da versão física. 

Art. 4º O cartaz deverá distinguir, em linguagem clara: 

I - os atos gratuitos para todas as pessoas; 

II - os atos cuja gratuidade dependa de declaração de insuficiência de recursos; 

III - os atos abrangidos por gratuidade judicial; 

IV - as despesas acessórias não compreendidas na gratuidade, ressalvadas as hipóteses previstas na legislação estadual. 

CAPÍTULO III 

DA DECLARAÇÃO DE HIPOSSUFICIÊNCIA ECONÔMICA 

Art. 5º Fica instituído, na forma do Anexo II, o modelo físico padronizado de formulário de declaração de hipossuficiência econômica. 

§ 1º O formulário deverá ser disponibilizado gratuitamente pela serventia, em quantidade suficiente para atendimento presencial. 

§ 2º A serventia deverá oferecer auxílio para o preenchimento do formulário às pessoas com deficiência, dificuldade de leitura ou escrita, reduzido domínio da língua portuguesa ou outra condição que dificulte sua compreensão. 

§ 3º É vedada a cobrança pela impressão, preenchimento, digitalização, conferência, recepção ou arquivamento do formulário. 

§ 4º O formulário poderá ser preenchido previamente pela pessoa interessada ou no momento do atendimento. 

Art. 6º O formulário será utilizado exclusivamente nas hipóteses em que a legislação condicione a gratuidade à insuficiência de recursos da pessoa física. 

§ 1º O formulário de hipossuficiência não será exigido: 

I - para o registro de nascimento e a primeira certidão respectiva; 

II - para o assento de óbito e a primeira certidão respectiva; 

III - para a celebração civil do casamento; 

IV - para a correção, repetição ou renovação de ato decorrente de erro imputável à serventia; 

V - para os atos abrangidos por decisão judicial concessiva da gratuidade; 

VI - nas demais hipóteses em que a gratuidade independa da condição econômica da pessoa interessada. 

§ 2º Um único formulário poderá abranger mais de um ato, desde que todos se refiram à mesma pessoa beneficiária e integrem o mesmo procedimento ou sejam legalmente conexos. 

Art. 7º A declaração deverá ser formalizada individualmente por cada pessoa beneficiária. 

§ 1º Nos pedidos formulados por mais de uma pessoa, inclusive na habilitação para casamento, cada interessado deverá apresentar formulário próprio. 

§ 2º A declaração poderá ser formalizada: 

I - pela própria pessoa beneficiária; 

II - por representante legal; 

III - por assistente, quando cabível; 

IV - por assinatura a rogo, na forma da lei. 

§ 3º Quando a declaração for formalizada por representante ou assistente, deverá ser identificada separadamente a pessoa beneficiária e a pessoa que assinar o formulário. 

§ 4º A declaração deverá sempre se referir à situação econômica da pessoa beneficiária, ainda que formalizada por representante, assistente ou pessoa que assine a rogo. 

Art. 8º A declaração de hipossuficiência econômica regularmente formalizada será suficiente para o processamento do pedido de gratuidade. 

§ 1º Não será exigida, como condição prévia para o recebimento ou deferimento administrativo do pedido: 

I - apresentação de comprovante de renda; 

II - inscrição no Cadastro Único para Programas Sociais do Governo Federal; 

III - declaração de imposto de renda; 

IV - carteira de trabalho; 

V - comprovante de recebimento de benefício assistencial ou previdenciário; 

VI - atestado emitido por autoridade pública; 

VII - qualquer outro documento destinado exclusivamente à comprovação da situação econômica. 

§ 2º O disposto no § 1º não impede que a pessoa interessada apresente espontaneamente documentos nem afasta a possibilidade de suscitação judicial quando existirem fundadas razões para dúvida quanto à veracidade da declaração. 

§ 3º A condição econômica da pessoa não poderá ser presumida exclusivamente com base em sua aparência, nível de escolaridade, forma de vestimenta, representação por advogado ou qualquer outro critério genérico ou discriminatório. 

Art. 9 A pessoa que não saiba ou não possa assinar poderá formalizar a declaração mediante assinatura a rogo, observado o seguinte: 

I - o conteúdo do formulário será lido em voz alta e explicado à pessoa beneficiária; 

II - a pessoa que assinar a rogo será devidamente identificada; 

III - serão colhidas as assinaturas de duas testemunhas; 

IV - poderá ser colhida a impressão digital da pessoa beneficiária, quando possível, sem que sua ausência impeça o recebimento da declaração. 

CAPÍTULO IV 

DO PROCEDIMENTO 

Art. 10. Recebida a declaração regularmente preenchida, a serventia deverá processar o pedido e praticar o ato solicitado, observada a hipótese legal de gratuidade. 

§ 1º A prática do ato não poderá ser condicionada à prévia autorização da Corregedoria-Geral do Foro Extrajudicial, do juiz corregedor permanente ou de qualquer outro órgão ou entidade, ressalvada a suscitação prevista neste Provimento. 

§ 2º Nas hipóteses de gratuidade, deverá constar do ato lavrado a expressão: “isento de emolumentos”. 

§ 3º É vedada a inserção, no assento, averbação, anotação, certidão, selo, recibo entregue ao público ou qualquer documento dotado de publicidade: 

I - da expressão “hipossuficiente”; 

II - da expressão “pobre na acepção legal”; 

III - da informação de que a gratuidade decorreu da condição econômica; 

IV - de qualquer outra referência à situação financeira da pessoa beneficiária. 

Art. 11. A gratuidade disciplinada neste Provimento não abrange: 

I - serviços postais; 

II - remessas de documentos; 

III - despesas decorrentes de diligências; 

IV - despesas decorrentes de notificações; 

V - outras despesas acessórias não incluídas nos emolumentos. 

§ 1º O disposto no caput não se aplica quando a legislação estadual ou ato normativo específico assegurar o ressarcimento das despesas acessórias. 

§ 2º A pessoa interessada deverá ser previamente informada, de maneira clara e discriminada, acerca de eventual despesa acessória. 

§ 3º A contratação de serviço postal, diligência, remessa, entrega especial ou outro serviço facultativo não poderá ser imposta quando existir meio ordinário e gratuito de prática ou disponibilização do ato. 

CAPÍTULO V 

DA DÚVIDA QUANTO À DECLARAÇÃO 

Art. 12. Havendo fundadas razões para dúvida quanto à veracidade da declaração de hipossuficiência econômica, o registrador civil das pessoas naturais poderá suscitar, perante o juiz corregedor permanente competente: 

I - o indeferimento da gratuidade; ou 

II - a substituição da gratuidade pelo regime de parcelamento dos emolumentos. 

§ 1º A suscitação deverá: 

I - ser formulada por escrito; 

II - indicar objetivamente os fatos e elementos que fundamentam a dúvida; 

III - ser acompanhada da declaração e dos documentos estritamente necessários; 

IV - preservar o acesso restrito às informações econômicas e pessoais da pessoa interessada. 

§ 2º O ato solicitado será praticado imediatamente, independentemente de prévia decisão sobre a gratuidade pelo juízo competente. 

§ 3º A prática imediata do ato não importa reconhecimento definitivo da gratuidade nem impede a posterior cobrança, caso o benefício seja judicialmente indeferido. 

Art. 13. Formulada a suscitação, o juiz corregedor permanente notificará a pessoa interessada para se manifestar no prazo de 15 (quinze) dias. 

Art. 14. Acolhido o pedido de indeferimento da gratuidade, o juiz corregedor permanente notificará o registrador civil das pessoas naturais para adotar as medidas extrajudiciais legalmente admitidas para cobrança dos emolumentos, inclusive protesto, observado o teor da decisão judicial. 

§ 1º Se determinada a substituição da gratuidade pelo parcelamento, deverão ser observadas as condições fixadas pelo juízo competente e a legislação aplicável. 

§ 2º O posterior indeferimento da gratuidade não autoriza o cancelamento, a invalidação ou a retenção do ato já praticado. 

Art. 15. Formulada a suscitação, o registrador civil das pessoas naturais somente ficará autorizado a solicitar o ressarcimento do ato ao Fundo Especial de Compensação após o reconhecimento da gratuidade pelo juiz corregedor permanente. 

CAPÍTULO VI 

DA GRATUIDADE JUDICIAL 

Art. 16. As hipóteses de gratuidade concedidas por decisão judicial não se submetem ao formulário instituído por este Provimento. 

§ 1º A serventia observará o conteúdo da decisão judicial apresentada. 

§ 2º É vedada a exigência de declaração de hipossuficiência econômica quando a gratuidade já estiver abrangida por ordem judicial. 

§ 3º Eventual dúvida quanto à extensão da ordem judicial será submetida ao juízo que a expediu, sem imposição do formulário à pessoa beneficiária. 

CAPÍTULO VII 

DO MEIO ELETRÔNICO 

Art. 17. Os pedidos eletrônicos de gratuidade observarão o formulário padronizado disponibilizado pelo Operador Nacional do Registro Civil das Pessoas Naturais (ON-RCPN), no âmbito do Sistema Eletrônico dos Registros Públicos (SERP). 

§ 1º A declaração eletrônica produzirá os mesmos efeitos da declaração física. 

§ 2º O formulário estadual constante do Anexo II será utilizado para os pedidos presenciais e para as situações em que a plataforma eletrônica nacional não estiver disponível. 

CAPÍTULO VIII 

DO ARQUIVAMENTO E DA PROTEÇÃO DE DADOS 

Art. 18. O formulário de declaração de hipossuficiência econômica e os documentos a ele relacionados serão arquivados de maneira segura e com acesso restrito. 

§ 1º O formulário não integrará o conteúdo público do assento nem acompanhará certidões expedidas a terceiros. 

§ 2º O acesso será limitado ao delegatário, interino, interventor, preposto autorizado e aos órgãos competentes para fiscalização, controle, ressarcimento ou exercício de atribuição legal. 

§ 3º Os documentos serão conservados pelo prazo previsto na tabela de temporalidade aplicável aos serviços extrajudiciais. 

§ 4º O descarte deverá impedir a recuperação dos dados pessoais e das assinaturas constantes do documento. 

Art. 19. O tratamento dos dados pessoais deverá observar: 

I - a utilização para finalidade específica de processamento da gratuidade, fiscalização e ressarcimento; 

II - a coleta do mínimo necessário de informações; 

III - o controle de acesso; 

IV - a prevenção de acessos não autorizados, perda, alteração ou divulgação indevida; 

V - o dever de confidencialidade dos responsáveis e prepostos. 

CAPÍTULO IX 

DA FISCALIZAÇÃO 

Art. 20. Compete ao responsável pela serventia: 

I - manter o cartaz permanentemente afixado e atualizado; 

II - assegurar a disponibilidade gratuita do formulário; 

III - orientar e capacitar os prepostos; 

IV - impedir exigências não previstas em lei ou neste Provimento; 

V - garantir a proteção dos dados pessoais; 

VI - efetuar corretamente os lançamentos necessários ao ressarcimento; 

VII - manter arquivo organizado das declarações apresentadas. 

Art. 21. O cumprimento deste Provimento será fiscalizado: 

I - pela Corregedoria-Geral do Foro Extrajudicial; 

II - pelos juízes corregedores permanentes; 

III - pelos magistrados designados para inspeções e correições. 

Parágrafo único. Nas inspeções e correições deverão ser verificados, especialmente: 

I - a afixação e a legibilidade do cartaz; 

II - a disponibilidade do formulário; 

III - a exigência indevida de documentos comprobatórios; 

IV - a prática imediata dos atos nos casos de suscitação; 

V - a correta utilização da expressão “isento de emolumentos”; 

VI - a ausência de referência pública à condição econômica do usuário; 

VII - a segurança do arquivamento das declarações; 

VIII - a regularidade dos pedidos de ressarcimento. 

CAPÍTULO X 

DAS AÇÕES INSTITUCIONAIS 

Art. 22. Os atos gratuitos praticados em ações institucionais, campanhas, mutirões, programas sociais e outros eventos promovidos ou coordenados pela Corregedoria Nacional de Justiça ou pela Corregedoria-Geral do Foro Extrajudicial observarão, no que couber, o Provimento CNJ nº 199, de 25 de junho de 2025, e as regras específicas de cada ação. 

CAPÍTULO XI 

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS 

Art. 23. As serventias abrangidas por este Provimento deverão, no prazo de 15 (quinze) dias corridos, contado da data de sua publicação: 

I - afixar o cartaz padronizado; 

II - substituir eventuais formulários anteriormente utilizados; 

III - orientar seus prepostos acerca do novo procedimento; 

IV - adequar suas rotinas de arquivamento e proteção de dados. 

Art. 24. Os casos omissos serão decididos pela Corregedoria-Geral do Foro Extrajudicial. 

Art. 25. Os arquivos digitais dos Anexos I e II, em formato e resolução adequados à impressão, serão disponibilizados no sítio eletrônico da Corregedoria-Geral do Foro Extrajudicial, no endereço https://www.tjba.jus.br/extrajudicial/, e poderão ser obtidos mediante solicitação encaminhada ao endereço eletrônico sec.cogex@tjba.jus.br. 

Art. 26. Este Provimento entra em vigor na data de sua publicação. 

Ilhéus/BA, 22 de julho de 2026. 

Desa. Pilar Célia Tobio de Claro 

Corregedora-Geral do Foro Extrajudicial

Fonte: Diário Oficial do TJBA