Autenticação multifator: quem mantém o acesso quando um colaborador deixa o cartório?

No segundo episódio da série Segurança da Informação, Conceição de Maria de Abreu, vice-presidente da Arpen/BA, orienta sobre a proteção das contas e a importância de priorizar recursos institucionais

Exigir uma segunda verificação para entrar em um sistema é uma medida de segurança. Mas o que acontece quando essa confirmação depende do celular ou do e-mail particular de um colaborador? Se ele muda de função ou deixa o cartório, quem mantém o controle daquele acesso? Esse alerta está no centro do segundo episódio da série Segurança da Informação da Arpen/BA, dedicado à autenticação multifator.

Apresentada pela vice-presidente Conceição de Maria de Abreu, a série reúne sete vídeos voltados aos registradores e às equipes das serventias. No primeiro, o assunto foi quem pode acessar os sistemas e quais permissões cada pessoa realmente precisa ter. Agora, a pergunta é outra, mas continua ligada à anterior: como confirmar que quem entra na conta é, de fato, a pessoa autorizada a utilizá-la?

Uma coisa é definir o que alguém pode fazer dentro do sistema. Outra é verificar sua identidade antes de permitir a entrada. A autenticação multifator, ou MFA, atua nesse segundo momento: acrescenta fatores de verificação para que a senha não seja a única barreira entre a conta e uma tentativa de acesso indevido.

O segundo fator também precisa de gestão

Para entender o cuidado, vale olhar primeiro para o próprio recurso. Os fatores de autenticação podem combinar algo que a pessoa sabe, como uma senha, com algo que possui, como um dispositivo ou aplicativo autenticador. A forma de verificação varia conforme o sistema. O objetivo é dificultar a entrada de alguém que tenha obtido apenas a senha. Mas a escolha e o vínculo dessa confirmação adicional também importam.

No vídeo, Conceição recomenda que, sempre que o sistema permitir, o cartório priorize mecanismos vinculados a recursos institucionais. A orientação tem uma razão concreta: evitar que a continuidade do acesso dependa exclusivamente do telefone ou do e-mail pessoal de quem trabalha na serventia.

Essa preocupação ganha força quando a equipe muda. Um colaborador pode sair, assumir outra função ou ficar indisponível, e um contato particular nem sempre estará sob administração do cartório. Se a confirmação depende apenas dele, a medida criada para proteger a conta pode acabar dificultando o trabalho da própria serventia. Por isso, não basta ativar a proteção: é preciso pensar em como ela será administrada ao longo do tempo.

A revisão começa por perguntas objetivas. Quais sistemas já oferecem autenticação multifator? Que métodos de confirmação estão cadastrados? Os telefones, endereços de e-mail ou dispositivos vinculados são pessoais ou institucionais? Quem acompanha essas configurações quando alguém deixa a equipe? Conferir esses pontos ajuda a identificar dependências que nem sempre aparecem na rotina.

Afinal, saber quem deveria acessar um sistema é fundamental, mas também importa saber quem administra os meios usados para autenticar essa entrada.

A Arpen/BA continuará divulgando os próximos episódios da série Segurança da Informação nos canais internos da Associação.

Se você é associado à Arpen/BA, o segundo episódio completo está disponível nesses canais. Assista com sua equipe e aproveite as orientações para verificar como os mecanismos de autenticação são administrados nos sistemas do cartório.

Wesley Cerqueira

Assessoria de Comunicação da Arpen/BA